Jabatan Perdana Menteri Malaysia
Kompleks Jabatan Perdana Menteri
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62505 Putrajaya		                                    Telefon: 603-88881199
                                   Kawat: PERDANA
                                  Fax: 603-88883721
_____________________________________________________________________________________________________
 

Rujukan Kami: UPTM (S) 159/267/2-2 Klt. 5

Tarikh: 2 September 2002

 

Semua Ketua Setiausaha Kementerian
Semua Ketua Jabatan Persekutuan
Semua Ketua Pengurusan Badan Berkanun Persekutuan
Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua Ketua Pengurusan Pihakberkuasa Tempatan

 

 

PEKELILING AM BIL. 2 TAHUN 2002

PENGGUNAAN DAN PEMAKAIAN
DATA DICTIONARY SEKTOR AWAM (DDSA)
SEBAGAI STANDARD DI AGENSI-AGENSI KERAJAAN

 
TUJUAN
 
1.

Pekeliling ini bertujuan untuk menjelaskan penggunaan Data Dictionary Sektor Awam (DDSA) sebagai standard di semua agensi kerajaan serta menerangkan tindakan yang perlu diambil oleh agensi-agensi kerajaan dalam melaksanakannya.

 
LATAR BELAKANG
 
2.

Kemajuan pesat bidang teknologi maklumat dan telekomunikasi serta peningkatan pelaksanaan program pengkomputeran di agensi-agensi sektor awam telah mewujudkan keperluan untuk berkongsi maklumat dan mengintegrasi sistem-sistem di kalangan agensi kerajaan. Perkara ini sukar dilakukan disebabkan tiada satu definisi dan format data yang standard yang boleh diguna pakai oleh semua agensi kerajaan.

 
3.

Memandangkan perlunya diadakan definisi data yang standard bagi sektor awam, maka Jawatankuasa Data Dictionary Sektor Awam telah ditubuhkan pada 6 Ogos 1999. Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh MAMPU dan dianggotai oleh agensi-agensi kerajaan yang berkaitan. Tujuh kumpulan kerja telah ditubuhkan untuk membangunkan data dictionary bagi setiap kategori data yang dikenalpasti. Kumpulan-kumpulan kerja ini juga dianggotai oleh agensi-agensi kerajaan yang berkaitan dengan kategori data dictionary yang dibangunkan.

 

4.

Data dictionary yang telah dibangunkan oleh kumpulan-kumpulan kerja ini telah diluluskan untuk pelaksanaan di semua agensi kerajaaan oleh Mesyuarat Jawatankuasa IT dan Internet Kerajaan (JITIK) Bil. 1 Tahun 2001 pada 17 Mei 2001 bagi kategori Data Generik dan pada 4 Mac 2002 bagi kategori Data Spesifik.

 
DATA DICTIONARY SEKTOR AWAM
 
Apa itu Data Dictionary Sektor Awam?
5.

Data Dictionary didefinisikan sebagai keterangan tentang data. Ianya digunakan untuk merujuk kepada kandungan data berkenaan. DDSA menetapkan keterangan data yang standard untuk diguna pakai oleh agensi-agensi sektor awam. Standard yang ditetapkan di bawah DDSA adalah minima iaitu nama elemen data, alias (nama lain elemen data), keterangan ringkas data, saiz elemen data, jenis medan dan rasional bagi elemen data tersebut. Agensi-agensi bolehlah memasukkan elemen-elemen lain mengikut keperluan aplikasi masing-masing.
 
Jenis Standard Data Dictionary Sektor Awam
 
6. Terdapat dua jenis standard bagi DDSA iaitu “definisi data” dan “pematuhan format data”.
 
a. Definisi data merujuk kepada cara standard untuk menerangkan sesuatu data itu.
  Contoh:

Bagi elemen data “nama”, standard yang ditetapkan ialah “nama seperti yang terdapat di dalam kad pengenalan” atau “nama seperti di dalam paspot bagi warganegara asing” atau “nama seperti di dalam sijil lahir bagi mereka yang berumur kurang dari 12 tahun”.
b. Pematuhan format data pula adalah berkaitan dengan kandungan sesuatu data tersebut. Ini bermakna sesuatu elemen data selain mempunyai nama yang sama juga mesti mematuhi format yang sama iaitu dari segi saiz medan dan jenis medan.
 

Contoh:

Bagi elemen data “kod negeri”, saiz medan yang ditetapkan ialah 2 digit dan jenis medan ialah numerik.

 
Kategori Data
 
7. Dalam pembangunan DDSA, data telah dibahagikan kepada dua (2) kategori utama iaitu Data Generik dan Data Aplikasi Spesifik.
 
a. Data Generik merupakan data asas yang boleh digunakan bagi aplikasi-aplikasi yang berlainan. Data tersebut terdiri daripada:
 

Biodata Peribadi:
Contoh: Nama, Nombor Kad Pengenalan, Umur dan Alamat.

   

Data Organisasi Kerajaan:
Contoh: Kementerian, Jabatan, Negeri, Daerah, Bandar, Kawasan Parlimen dan Kawasan Dewan Undangan Negeri.

   
b. Data Aplikasi Spesifik pula merupakan data yang berkaitan secara khusus bagi sesuatu aplikasi. Data aplikasi spesifik yang telah ditetapkan adalah seperti berikut:
 

Data Pengurusan Personel:

- Data Biodata:
Biodata, Keluarga, Sejarah Perubatan, Ketidakupayaan, Anugerah, Pencapaian Pendidikan, Pekerjaan Terdahulu, Akaun, Bahasa dan Lain-lain.

- Data Profil Perkhidmatan:
Profil Perkhidmatan dan Sandangan.

- Data Perjawatan:
Tugas, Skop Bidang Kuasa, Key Performance Indicators, Key Result Areas, Kompetensi Yang Diperlukan, Kriteria, Sumber Logistik, Unit Bisnes, Aktiviti Bisnes, Skim Perkhidmatan, Gred Gaji dan Lain-lain.
   
Data Pengurusan Projek:
Data Maklumat Am, Maklumat Projek, Maklumat Subprojek, Maklumat Kontrak, Maklumat Kontraktor dan Maklumat Konsultan.
   
Data Tanah dan GIS (Geographic Information System):
Persempadanan, Built Environment, Relief, Pengangkutan, Hidrografi, Tumbuh-Tumbuhan, Utiliti, Geosoil dan Kajicuaca.
   
Data Kewangan:
Kod Elaun dan Potongan Gaji, Kod Bank dan Lain-lain.
   

Data Perdagangan:

- Data Barangan:
Jenama, Model, Nombor Siri, Harga Seunit, Nilai FOB dan Lain-lain.

- Data Dokumen:
Nombor Invois, Tarikh Invois, Nombor Permit/Lesen dan Lain-lain.

- Data Organisasi:
Jenis Organisasi, Nama Penghantar, Alamat Penghantar, Nama Penerima, Alamat Penerima, Nama Pengimport, Alamat Pengimport, Nama Pengeksport, Alamat Pengeksport, Nama Agen, Alamat Agen, Kod Agen dan Lain-lain.
   
Data Perolehan dan Pengurusan Aset:
Nama Aset, Kod Aset, Tarikh Perolehan Aset dan Lain-lain.
   
FAEDAH-FAEDAH DIPEROLEHI DARI PENGGUNAAN DATA DICTIONARY YANG STANDARD
   
8. Secara keseluruhannya pelaksanaan penggunaan DDSA ini akan memberi faedah-faedah berikut:
 
   
a. Memudahkan pelaksanaan dan pengintegrasian sistem-sistem aplikasi di dalam dan di antara agensi;
   
b. Memudahkan pertukaran data antara agensi-agensi kerajaan;
   
c. Membantu agensi-agensi kerajaan dalam pembangunan sistem aplikasi;
   
d. Membenarkan pengguna-pengguna untuk berkomunikasi antara satu dengan lain menggunakan definisi dan format data yang sama;
   
e. Menyediakan asas untuk melaksanakan dokumentasi yang standard di agensi-agensi kerajaan; dan
   
f. Memudahkan perhubungan antara sektor awam dan sektor swasta melalui penggunaan definisi data yang standard.
   
9. Dengan wujudnya DDSA ini, Sektor Awam Malaysia akan mempunyai satu standard yang boleh diguna pakai oleh semua agensi yang juga akan memudahkan usaha-usaha “system integration dan interoperability” antara agensi-agensi sektor awam.
   
KAEDAH PEMBENTUKAN DATA DICTIONARY SEKTOR AWAM
   
10. Bagi membentuk DDSA, Jawatankuasa Data Dictionary Sektor Awam yang terdiri dari MAMPU dan agensi-agensi kerajaan telah ditubuhkan untuk merancang, memantau dan menyelaras pembangunan data dictionary tersebut. Di bawah Jawatankuasa ini, tujuh kumpulan kerja telah ditubuhkan bagi membangunkan data dictionary bagi kategori data yang berlainan. Sila rujuk Gambarah 1 yang dilampirkan.
   
11. DDSA adalah dibangunkan secara usahasama antara MAMPU dan agensi-agensi kerajaan yang lain. Bagi Data Generik pembangunan data dictionary diketuai bersama oleh MAMPU dan Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) dan ahli-ahlinya terdiri dari berbagai agensi berkaitan. Pembangunan data dictionary data generik dibangunkan oleh Kumpulan Kerja 1 (WG1).
   
12. Bagi Data Aplikasi Spesifik pula, pembangunan data dictionary diketuai oleh agensi-agensi utama yang menjana data tersebut. Pembangunan data dictionary pengurusan sumber manusia (HRMIS) dibangunkan oleh Kumpulan Kerja 2 (WG2) dan diketuai oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Pembangunan data dictionary pengurusan projek (PMS) dibangunkan oleh Kumpulan Kerja 3 (WG3) dan diketuai oleh Unit Penyelarasan Pelaksanaan di Jabatan Perdana Menteri. Pembangunan data dictionary tanah dan GIS dibangunkan oleh Kumpulan Kerja 4 (WG4) dan diketuai oleh Kementerian Tanah dan Pembangunan Koperasi. Pembangunan data dictionary kewangan dibangunkan oleh Kumpulan Kerja 5 (WG5) dan diketuai oleh Jabatan Akauntan Negara. Pembangunan data dictionary perdagangan dibangunkan oleh Kumpulan Kerja 6 (WG6) dan diketuai oleh Jabatan Kastam Diraja Malaysia sementara pembangunan data dictionary perolehan dan pengurusan aset pula dibangunkan oleh Kumpulan Kerja 7 (WG7) dan diketuai oleh Perbendaharaan Malaysia.
   
13. Bidang tugas dan agensi-agensi yang menganggotai Jawatankuasa Data Dictionary Sektor Awam adalah seperti di Lampiran A1 sementara bidang tugas dan agensi-agensi yang menganggotai kumpulan-kumpulan kerja yang berkaitan adalah seperti di Lampiran A2-A8.
   
14. Kumpulan kerja untuk kumpulan data yang lain akan diwujudkan dari semasa kesemasa mengikut keperluan.
   
TANGGUNGJAWAB AGENSI
   
15. Semua agensi kerajaan adalah dikehendaki mengguna pakai DDSA yang telah disediakan bagi semua sistem aplikasi baru yang akan dibangunkan dan sistem-sistem legacy yang sedia ada di agensi masing-masing. Untuk maksud ini, semua Ketua Jabatan adalah diminta untuk mengambil tindakan-tindakan berikut:
 

 
 
a. Memastikan bahawa sistem aplikasi baru yang akan dibangunkan atau diperolehi mengguna pakai DDSA yang telah ditetapkan
   
b. Memastikan bahawa sistem-sistem yang sedang dilaksanakan (legacy) menggunakan standard ini secara berperingkat-peringkat mengikut keutamaan sama ada semasa peningkatan sistem atau pertukaran (conversion) sistem. Bagi agensi-agensi yang mempunyai keupayaan untuk membuat pertukaran data tanpa menunggu pertukaran sistem, adalah digalakkan mengguna DDSA dengan segera;
   
c. Mengemukakan sebarang cadangan tambahan data yang perlu ditetapkan di bawah DDSA kepada MAMPU selaku Urusetia Jawatankuasa Data Dictionary Sektor Awam; dan
   
d. Agensi-agensi bolehlah merujuk kepada laman web MAMPU di http://www.mampu.gov.my/DDSA/Intro.htm untuk mendapatkan maklumat lanjut serta panduan penggunaan DDSA.
   
KHIDMAT NASIHAT
   
16. Sebarang kemusykilan berkaitan Surat Pekeliling ini bolehlah dirujuk kepada Bahagian Dasar dan Perancangan ICT, MAMPU.
   
PEMAKAIAN
   
17. Pekeliling Am ini pada keseluruhannya ditujukan kepada semua agensi-agensi Persekutuan, agensi-agensi Negeri, Kerajaan Tempatan dan badan-badan berkanun untuk diterima pakai.
   
TARIKH KUATKUASA
   
18. Pekeliling ini berkuatkuasa mulai dari tarikh pengeluaran pekeliling ini.
   
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"